Pelanggan sering meminta ejen manusia untuk mengalihkan atau membatalkan janji temu di tengah-tengah perbualan. Dua tindakan automasi memastikan kalendar seiring dengan apa yang dipersetujui oleh ejen anda, supaya tiada siapa perlu membetulkan Schedule secara manual:
- Reschedule appointment to attribute mengalihkan tempahan semasa pelanggan ke tarikh dan waktu yang disimpan dalam atribut tersuai jenis tarikh.
- Cancel appointment melepaskan tempahan semasa pelanggan.
Kedua-duanya bertindak pada janji temu yang sudah dipautkan kepada kenalan — tempahan yang dibuat oleh ejen AI anda dalam sembang atau yang dibuat pelanggan melalui halaman tempahan anda.
Sebelum bermula
- Sebuah kalendar yang mempunyai tempahan.
- Pembekal AI yang disambungkan di Settings → Integrations → AI Providers, supaya AI dapat membaca waktu baharu daripada perbualan.
- Aliran penjadualan semula berfungsi dalam perbualan yang telah dikendalikan oleh ejen AI anda — di situlah janji temu ditempah dan di situlah AI membaca pengesahan tersebut.
Langkah 1: Tambah atribut tarikh untuk waktu baharu
Tindakan penjadualan semula membaca waktu baharu daripada atribut tersuai, dan AI mengisi atribut itu daripada perbualan.
- Pergi ke Settings → Custom Attributes dan klik Add Custom Attribute.
- Tetapkan Applies to kepada Conversation dan Type kepada Date.
- Berikan Display Name seperti Reschedule to.
- Dalam Description, beritahu AI apa yang perlu dicari — inilah arahan yang diikutinya. Contohnya: The most recently confirmed appointment date and time in this conversation, as a full date and time including the +08:00 time zone offset, e.g. 2026-09-04T17:00:00+08:00. Later messages override earlier ones. Leave empty if none. Gunakan ofset zon waktu anda sendiri.
- Tandakan Enable AI extraction dan klik Create.
Jika anda telah memilih AI Columns tertentu di bawah Configure Columns untuk ejen berkenaan, tambahkan atribut baharu ini di sana juga supaya ia turut dikemas kini bersama yang lain.
Langkah 2: Cipta peraturan automasi
- Pergi ke Settings → Automation dan klik Create Automation.
- Pilih acara Message Created.
- Tambah syarat yang sepadan dengan pengesahan ejen anda — contohnya Message Type sama dengan Outgoing Message, dan Message Contains Reschedule Appointment on. Minta pasukan anda menggunakan frasa itu setiap kali mereka mengesahkan waktu baharu, seperti Reschedule Appointment on Friday 4/9, 5pm.
- Tetapkan tindakan pertama kepada Regenerate AI Attributes. Ini membaca waktu baharu daripada perbualan ke dalam atribut tarikh anda.
- Klik Add Action, pilih Reschedule appointment to attribute, dan pilih atribut tarikh anda. Kekalkan ia di bawah Regenerate AI Attributes — tindakan berjalan dari atas ke bawah.
- Klik Create.
Apa yang berlaku apabila peraturan dijalankan
- Tempahan dialihkan ke waktu baharu. Waktu lama dibebaskan, peringatan janji temu daripada message sequences anda mengikut waktu baharu, dan pautan urus pelanggan terus berfungsi.
- Perubahan itu direkodkan atas nama ejen yang terakhir membalas dalam perbualan, jadi Schedule menunjukkan siapa yang mengalihkannya.
- Perbualan mendapat satu baris aktiviti, seperti Appointment moved to Friday, 4 September 2026, 5:00 PM (was Thursday, 3 September 2026, 3:00 PM) by Rebecca. Baris aktiviti hanya untuk pasukan anda — pelanggan tidak akan menerimanya.
Apabila tempahan kekal di tempatnya
Peraturan ini tidak akan menempah dua kali atau meneka. Dalam setiap kes berikut, tempahan semasa kekal di tempatnya, dan baris aktiviti memberitahu pasukan anda sebabnya:
- Waktu baharu sudah diambil atau berada di luar waktu perniagaan kalendar.
- Atribut kosong, atau AI tidak dapat mengenal pasti tarikh dan waktu daripada perbualan.
- Waktu baharu sudah berlalu.
- Kenalan tiada janji temu aktif — tiada apa yang ditempah, atau ia sudah dibatalkan.
Jika waktu baharu sama dengan tempahan semasa, tiada apa yang berubah dan tiada baris ditambah.
Membatalkan janji temu
Tambah Cancel appointment pada peraturan dengan cara yang sama — contohnya pada Message Created apabila mesej keluar mengandungi Cancel Appointment confirmed. Ia melepaskan tempahan semasa pelanggan, membebaskan waktu itu, dan merekodkan siapa yang membatalkannya: Appointment on Thursday, 3 September 2026, 3:00 PM cancelled by Rebecca.